Huishoudelijk Reglement

Huishoudelijk Reglement

Huishoudelijk reglement

Huishoudelijk Reglement

Opgesteld  19 augustus 2008.

Algemeen   Van de leden van 16 jaar en ouder wordt verwacht dat zij op de Algemene Ledenvergadering (A.L.) aanwezig zijn.

De verenigingsindeling   Er wordt een indeling gemaakt in  twee afdelingen: de seniorenafdeling en de jeugdafdeling.

Jeugdafdeling: Indien er een jeugdleider m/v  benoemd wordt blijft de uiteindelijke verantwoording voor de jeugdafdeling in haar geheel berusten bij het dagelijks bestuur. (voorzitter, secretaris en penningmeester) Hierbij dient het dagelijks bestuur rekening te houden met de zeggenschap door de jeugdleider die nodig is zijn/haar taak als jeugdleider te kunnen uitvoeren. Gezien de zwaarte van de functie is het gewenst dat de jeugdleider lid is van het bestuur.

Functionarissen:    De vereniging kent de volgende  functionarissen:  Voorzitter – Secretaris – Penningmeester – Wedstrijdleider van de senioren – Algemene bestuursleden – Materiaalbeheerder – Jeugdleider –Tijdelijke en/of permanente commissieleden.De vereniging onderscheidt de volgende soorten van vergaderingen:    Algemene Ledenvergaderingen—-Bestuursvergaderingen—-Commissievergaderingen en bijzondere vergaderingen.Algemene Ledenvergadering 1:   In principe is de secretaris belast met het bijeenroepen en organiseren van de Algemene Ledenvergadering.

Algemene Ledenvergadering 2:   De datum van de te houden Algemene Ledenvergadering dient zo spoedig mogelijk aan de leden kenbaar gemaakt te worden, doch uiterlijk drie weken voor aanvang. Uiterlijk twee weken voor de aanvang van de ledenvergadering dienen de in te brengen agendapunten bij de secretaris aanwezig te zijn. Als er agendapunten staande de vergadering worden aangevoerd beslist het bestuur of deze tijdens de A.L. in behandeling kunnen worden genomen. Uiterlijk een week voor aanvang van de A. L. dienen de leden een schriftelijke uitnodiging te ontvangen met daarbij alle hieronder te noemen stukken. A. de agenda. B. het programma voor het komende seizoen. C. de notulen van de vorige A.L. D. de ingekomen stukken die van belang zijn voor de leden. E. het verslag van de kascommissie. F. de balans en de resultatenrekening van het afgelopen boekjaar. G. de begroting voor het komende verenigingsjaar. H. de begroting van het afgelopen verenigingsjaar. I. Het rooster van de aftredende en herkiesbare bestuursleden. J. de gespecificeerde materialenlijstVerlenging van het uitbrengen der jaarverslagen volgens Artikel 18 punt 2.

Door het goedkeuren van dit Huishoudelijk Reglement wordt er automatisch jaarlijks uitstel verleend   ten aanzien van de gestelde termijn van zes maanden volgens Artikel 18 punt 2 van de statuten.

Bestuursvergadering:   In principe zullen de bestuursvergaderingen worden belegd en georganiseerd door de secretaris. Het bestuur dient minimaal twee maal per verenigingsjaar te vergaderen. In principe zorgt de secretaris voor een evenwichtige verdeling omtrent de plaats van vergadering. Bij iedere bestuursvergadering zal de datum en de plaats van de volgende bestuursvergadering  worden vastgesteld. Agendapunten kunnen uiterlijk een week voor aanvang van de vergadering worden ingediend. Bij het later indienen beslist de secretaris of deze punten alsnog worden opgenomen. Als er agendapunten worden ingediend staande de vergadering beoordeeld in principe de voorzitter of dit punt behandeld wordt. In het uiterste geval kan hierover gestemd worden waarbij de meerderheid van stemmen doorslaggevend is.

Commissies:  De Algemene Ledenvergadering en het bestuur kunnen commissies benoemen, die het bestuur in de uitvoering van zijn taak behulpzaam zijn.

Bevoegdheden commissies:  Aan de commissies kunnen bepaalde bevoegdheden door de Algemene Ledenvergadering en/of het bestuur worden toegekend. Dit gebeurd in overleg door beide partijen met wederzijde acceptatie.

Voorbeeld van de mogelijke soorten commissies:  Redactiecommissie-jeugdcommissie-kascommissie-geschillencommissie- onderzoekscommissie-toernooicommissie-aktiviteitencommissie-feestcommissie-ledenwervingscommissie-schoolschaakcommissie-scheidsrechterscommissie enz.

Commissievergaderingen:  Een commissie is er zelf verantwoordelijk voor deze vergaderingen te beleggen en te organiseren.

Beleidsplannen:   Als er beleidsplannen op schrift zijn gesteld dan worden deze bewaard door de secretaris. Deze zorgt voor de verspreiding naar de belanghebbenden zoals de commissies.

Het competitiereglement:   Voor wat betreft de seniorenafdeling t.a.v de interne competities wordt het competitiereglement opgesteld en onderhouden door de wedstrijdleider van deze afdeling. Het staat ieder lid vrij om voor de ledenvergadering een voorstel in te dienen om het competitiereglement aan te laten passen door de wedstrijdleider. De wedstrijdleider geeft aan het begin van het nieuwe schaakseizoen de nodige uitleg over het competitiereglement en verschaft inzage in het volledige reglement indien daar behoefte aan is door een of meer van de leden.

Aanvang lidmaatschap jeugdleden en leden vanaf 16 jaar:   Als na het invullen en ondertekenen van het inschrijfformulier binnen de vier weken geen mondelinge of schriftelijke/digitale opzegging heeft plaatsgevonden dan is contributie verschuldigd. Contributiebeleid in sociale zin:   Het bestuur heeft het recht kwijtschelding of vermindering van contributie te verlenen als de situatie hier aanleiding toe geeft. Hierbij kan worden gedacht aan een ontoereikende financiële situatie van het betreffende lid.

Dubbelleden:  Leden die op een andere vereniging de externe competitie meespelen mogen desgewenst minder contributie betalen: 80% van de Bondsafdracht mag in mindering worden gebracht op de contributie zoals deze is vastgesteld op de A.L. Hetzelfde geldt voor diegenen die een persoonlijk lidmaatschap hebben bij een van de Schaakbonden of de K.N.S.B.

Overgang contributiebedrag van jeugdlid naar seniorlid:  De peildatum is de eerste dag van het verenigingsjaar: 1 september. Is iemand op 1 september 15 jaar dan wordt er het komende verenigingsjaar tot 31 augustus jeugdlidcontributie betaald. Is iemand op 1 september 16 jaar wordt het seniorenbedrag betaald.

Betalingsdatum van de contributie:  De contributie die is verschuldigd vanaf 1 september moet binnen zijn uiterlijk 1 november van dat zelfde jaar. Bij overschrijding van deze datum zal de penningmeester er voor proberen te zorgen de contributie alsnog binnen te krijgen. Bij voortdurende wanbetaling kan het bestuur besluiten een lid toegang tot de vereniging te ontzeggen. Dit zal schriftelijk en per aangetekende post moeten gebeuren en de Algemene Ledenvergadering moet hier van op de hoogte worden gesteld en vooraf of achteraf haar instemming aan geven.

Donateurs.   De vereniging kent donateurs. In principe wordt de donateur vrijgelaten als het gaat om de hoogte van het jaarbedrag. Het advies zal zijn € 12.50 per jaar. De penningmeester stuurt één maal per jaar een nota aan de donateur met daarop het afgesproken bedrag.Aanmelding van de leden als bondslid   De leden (jeugdleden en seniorleden) zullen na hun eerste contributiebetaling worden aangemeld als bondslid; behoudens dubbelleden.

Materiaalbeheer:  Er wordt op de A.L. een materiaalbeheerder gekozen. Deze is verantwoordelijk voor het onderhoud van de materialen en de overige inventaris van de vereniging. De materiaalbeheerder maakt aan het eind van het jaar, bij voorkeur eind december, een lijst van de inventaris op ten behoeve van de penningmeester teneinde dit op de balans te verantwoorden. De materiaalbeheerder controleert de materialen en de overige inventaris op aanwezigheid en volledigheid. Ook draagt hij/zij zorg voor voldoende notatiemateriaal en lesmateriaal. Dit laatste in nauwe samenwerking met de jeugdafdeling. Het noteren van de uitslag:  De witspeler noteert de uitslag direct na het einde van de partij op de indelingslijst op het prikbord.

 Opruimen van het materiaal:   De zwartspeler dient er voor te zorgen dat, indien er niet verder gespeeld wordt, het schaakbord, de stukken en de klok worden opgeruimd in de daarvoor bestemde kast.

Bijhouden van Huishoudelijk reglement.  Ieder jaar zal door het bestuur het Huishoudelijk Reglement worden doorgenomen. Indien er wijzigingen of aanvullingen zijn zal dit op de Ledenvergadering worden voorgelegd.

Benoeming lid van verdienste.  De voordracht wordt gedaan door het bestuur of door 5 stemgerechtigde leden. Op voorwaarde dat er niet meer dan twee stemgerechtigde leden bezwaar maken tegen de voordracht, komt de voordracht in stemming in de Algemene Ledenvergadering. Stemming geschiedt schriftelijk en anoniem.

Benoeming erelid.  De voordracht wordt gedaan door het bestuur of door 5 stemgerechtigde leden. Op voorwaarde dat er geen enkele stemgerechtigde bezwaar maakt tegen de voordracht, komt de voordracht in stemming in de Algemene Ledenvergadering. Stemming geschiedt schriftelijk en anoniem.

Clublid van het jaar   Op de A.L. wordt het “clublid van het jaar” gekozen. Dit gebeurt schriftelijk en anoniem. Ieder aanwezig lid krijgt hiertoe een formulier uitgereikt waarop een naam naar keuze met motivatie wordt ingevuld. Het clublid met de meeste stemmen wordt “clublid van het jaar”. De uitverkorene ontvangt dan de klok die het jaar daarvoor in het bezit geweest is van het vorige clublid van het jaar.

Het cursusbeleid.   De vereniging  activeert en stimuleert het volgen van voor de vereniging relevante cursussen of opleidingen door bestuursleden en andere vrijwilligers, met name de docenten. In principe worden alle kosten hiervan vergoed door de vereniging. In de begroting zal hiermee rekening worden gehouden.

Diversen:  

 In die gevallen waarin de statuten of reglementen van de vereniging niet voorzien, beslist het bestuur.

 

                                                                                                                                           

 

Opening '64